Si un travailleur expose des frais à la demande ou au profit de l’employeur, ce dernier les lui remboursera en principe. Ces paiements sont considérés comme des remboursements de frais propres à l’employeur. Ils ne sont pas imposables dans le chef du travailleur et sont normalement déductibles dans le chef de l’employeur. Le travailleur doit en principe prouver la réalité et le montant de la dépense. Mais il y a des exceptions.
Frais propres à l’employeur
Si un travailleur avance des frais pour son employeur, le fisc ne considérera pas leur remboursement comme une rémunération.
L’employeur qui effectue un tel remboursement doit être en mesure de prouver que l’indemnité concerne des frais qui lui sont propres en tant qu’employeur et que les frais ont réellement été déboursés (le travailleur doit produire une preuve de paiement à l’employeur).
Si l’employeur » rembourse » des frais qui n’ont pas été déboursés ou s’il rembourse plus que la dépense réelle, l’indemnité sera considérée comme une rémunération sur laquelle des impôts seront dus.
Forfaitaire
Pour éviter que l’administration de la preuve n’entraîne une surcharge administrative, des forfaits s’appliquent tant en matière fiscale qu’en matière de sécurité sociale.
Le gros avantage d’un forfait est qu’il ne faut plus prouver que l’indemnité correspond à la dépense.
Il existe de nombreux exemples de telles indemnités forfaitaires. Songez aux indemnités pour frais de car wash, parking et péages, pour frais d’un bureau à domicile, pour frais de représentation… Ces indemnités font généralement l’objet de rulings.
D’autres indemnités, comme l’indemnité pour frais de séjour, sont communiquées par le fisc via une circulaire. Les indemnités pour frais de séjour en Belgique ont été fixées comme suit au 1er avril 2020 :
- indemnité forfaitaire journalière (également connue sous le nom de frais de repas) : 17,41 euros par jour ;
- indemnité forfaitaire mensuelle : maximum 16 fois 17,41 euros par jour ;
- indemnité journalière complémentaire pour frais de logement (hôtel) : 130,57 euros par nuit.
Sécurité sociale
Attention : les forfaits, tels qu’ils sont fixés par le fisc, sont indépendants des forfaits applicables en matière de sécurité sociale.
Pour les frais de séjour susmentionnés, l’administration de l’ONSS ne considère pas l’indemnité comme une rémunération, à condition qu’elle n’excède pas :
- 10 euros par jour pour les frais de route (pour l’absence de sanitaires) ;
- 7 euros par jour pour les frais de repas ;
- 35 euros par jour si le membre du personnel doit séjourner sur place.
Ces forfaits s’appliquent uniquement pour le personnel non sédentaire.